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萧山区全力抓好干部人事档案智慧化集中管理工作

萧山区人力社保局    2021-09-13 16:14

  为加强干部人事档案标准化、规范化管理,进一步理顺干部人事档案管理机制,萧山区盘活现有资源,创新数字化思维,多措并举提升干部人事档案智慧化集中管理水平。
  规范化分区,夯实档案管理基础

  根据干部人事档案工作场地标准化建设要求,对原有办公场地进行了装修改造,建成800余平方米的智慧化集中管档示范场馆,已于本月初正式投入使用。
  中心区域使用面积840平米,设专用档案库房427平米。档案库房、办公区域门禁实行人脸识别、密码、钥匙多重保障措施,集成联动安防、动态环境检测、自动报警灭火、视频监控、恒温恒湿、数据存储、容灾备份、数字化档案加工管理等八大子系统,实现局域物联,智慧化管理。将整体空间划分办公区、智能库房区、数字化加工区、档案查阅区等不同功能区域,达到了档案库房、阅档场所、整理场所、办公场所分离要求,成为全区3.2万卷干部人事档案集中管理的主场馆。 
  制度化建设,建立长效管理机制

(干部人事档案工作原则及相关管理制度上墙展示)   

  坚持以“建”为基础、以“管”为手段、以“用”为目的,理顺工作机制、完善制度规范。建立健全档案管理人员工作职责、查(借)阅审制度、保管保密制度、收集补充制度等规章制度并上墙展示,要求档案管理人员严格按照档案管理制度和程序办事,做到收转有登记,查借阅有手续,管理有章法,保证干部人事档案工作的规范性和严肃性。今年,对全区13个自主管档的区级机关和22个镇街开展了干部人事档案专项审核工作“回头看”检查。

(“莲”与“廉”营造清廉文化氛围)

  在做好制度建设的同时,结合廉政文化建设,在办公走廊设置了文化墙,将习近平总书记提出的档案工作“三个走向”要求和清廉主题书画上墙展示,营造良好的办公文化氛围。
  数字化赋能,提高档案管理质效

(档案库房内智能柜,用于存放干部人事档案)

  中心库房采用档案一体化数字化智能管理平台,对干部人事档案的出入库、借阅、归还、盘点进行全生命周期管理数字化高效管理。比如,在查阅档案时,仅需输入人名便可查询到相应档案存放位置;管理人员用自己工作ID登陆平台发起业务需求,库房门禁人脸识别系统识别到该管理人员进入库房后,智能柜系统自动配合业务需求完成新位、开柜操作,并对系列操作自动生成日志并保存。同时摒弃了老式手摇密集架,使用智能档案管理系统,在归还档案时,可随意存放,档案将通过RFID标签码识读定位,实现无序摆放有序管理,精简了繁琐的归还环节,极大地提高了工作效率,有效提高档案利用效率。

  多系统物联,丰富功能应用场景
  建立视频建设模块,安防监控全覆盖。融合视频监控系统和入侵报警系统,实现阅档区、整理区、办公区、档案库房等各类区域的全天候监控设防,突发事件及时调处,实时留痕。建立预警分析模块,库内安全无死角。通过智能消杀设备、气体灭火系统、动环监测系统、恒温恒湿设备等的集成联动,结合库房要求实现库内环境自动调节,防止不适宜的温湿度、有害生物、有害气体等对档案造成损坏。对火警、水侵等突发情况实时监测、自动处置,干部人事档案和各类设备均能得到有效保护。建立网络安全模块,信息数据无漏洞。充分考虑数字化档案在加工、管理、应用过程中的数据安全,严格做到涉密档案管理系统与互联网物理隔离,降低系统运行风险,全方位确保数字档案不被入侵、攻击,严防信息泄密。

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